در سال‌های اخیر اتاق‌های کنفرانس با برخورداری از امکانات جدید و تکنولوژی روز دنیا راه‌اندازی می‌شوند. به طوری که برگزاری جلسات را برای مدیران و حاضرین آسان‌تر کنند. در اتاق‌های کنفرانس مدرن از تجهیزات زیادی استفاده می‌شود. در ادامه این مطلب جدیدترین تجهیزات ضروری اتاق کنفرانس را معرفی می‌کنیم.
قبل از هر چیز باید به فکر تهیه جای نشستن حاضرین و مدعوین در جلسه باشید. میز کنفرانس و صندلی اداری ارگونومیک که نشستن طولانی روی آن آسان باشد، از مهم‌ترین تجهیزاتی است که زمان راه‌اندازی اتاق جلسه باید به آن فکر کنید.
هر صندلی برای این اتاق مناسب نیست و باید به فکر خرید صندلی کارمندی و کارشناسی ارگونومی و استاندارد باشید. مبلمان اتاق کنفرانس ضمن راحتی حاضرین می‌تواند روی دکور اتاق هم تاثیر زیادی داشته باشد. به همین دلیل برای تهیه میز و صندلی اداری بهتر است رنگ و طرح آن‌ها را نیز در نظر داشته باشید.
همچنین باید به ابعاد میز کنفرانس و جلسه در دکوراسیون هم دقت داشته باشید که متناسب با تعداد افراد و همچنین متراژ اتاق تهیه شود. به طوری که بزرگ بودن بیش از حد آن رفت و آمد در اتاق کنفرانس را دشوار نکند.
یکی دیگر از تجهیزات مورد نیاز برای راه‌اندازی اتاق کنفرانس، تهیه سیستم صوتی است. این سیستم خود از چندین وسیله دیگر تشکیل شده است که از جمله باید به میکروفون کنفرانس و یا باند اشاره کنیم. از یکسو میکروفون صدای گوینده را دریافت و باند آن را در فضا پخش می‌کند.
برخی از میکروفون‌ها قابلیت اجرای همزمان صدای چندین گوینده را دارند که با شروع گفتگوی یکی، صدای دیگری به صورت خودکار قطع می‌شود.
در سیستم صوتی جانبی هم صدا در محیط یکنواخت می‌شود. به طوری که حاضرین در جلسه بتوانند صدا را در جهات مختلف بشنوند که این کار باعث می‌شود صدا به شکل واقعی‌تر به گوش برسد.
حالا دیگر مثل گذشته برای اتاق جلسات مدرن از وایت برد و ماژیک استفاده نمی‌شود و به شکل هوشمندانه‌ای این اتاق طراحی شده است. تخته وایت برد هوشمند جدیدترین شکل تخته سفید برای نوشتن در حین سخنرانی است.
در این سیستم باید یک قلم برد هوشمند نیز داشته باشید که بتوانید روی تخته بنویسید. برخی از جدیدترین وایت‌بردها با پرده نمایش ویدئو پروژکتور عمل می‌کنند. به طوری که نوشته یا محتوای سخنرانی از قبل در یک فلش ذخیره می‌شود و سپس آن را در حین جلسه به وایت برد متصل می‌کنند تا محتوا روی آن نمایش داده شود. در واقع اگر تخته وایت برد هوشمند داشته باشید دیگر به ویدئو پرژکتور نیاز ندارید.
یکی دیگر از تجهیزات بسیار مهم برای هر اتاق کنفرانسی، ویدئو پرژکتور است که به منظور نمایش محتوا و متن سخنرانی کاربرد دارد. ویدئو پروژکتور اتاق کنفرانس باید از رزولوشن و کیفیت بسیار بالایی برخوردار باشد. زیرا باید تصاویر را با سایز بزرگ برای حاضرین در جلسه نمایش دهد.
ویدئو پروژکتورهای مخصوص اداره اغلب کیفیت زیادی ندارند و برای نمایش در ابعاد کوچک وایت برد مناسب هستند. اما برای سالن همایش، اتاق جلسات و یا سالن تئاتر باید از دستگاه باکیفیت استفاده کنید.
تجهیزاتی که در اتاق‌های کنفرانس استفاده می‌شود، برقی هستند. حتی جدیدترین شکل میزهای کنفرانسی هم به گونه‌ای است که حاضران در جلسه بتوانند از طریق آن گوشی خود را شارژ کنند. به همین دلیل باید سیستم برق کشی در اتاق جلسه نیز به شیوه‌ای مدرن باشد تا نیاز تمام تجهیزات و سیستم‌ها را تأمین کند.
برای کنسول، بلندگوها، میکروفون، پروژکتور و …. باید از کابل‌های مناسب استفاده شود تا امکان ایجاد یک جلسه کارآمد با کیفیت صدا و تصویر مناسب فراهم شود.
در اتاق جلسات مدرن اغلب از سیستم اینترکام استفاده می‌شود که چند نفر امکان صحبت کردن را داشته باشند. در این روش از کابل‌های میکروفن استاندارد XLR و کابل‌های اترنت RJ45 CAT5/6 استفاده می‌شود.
همچنین در مواردی هم که بخواهید اتاق جلسات را به شکل بهتری مدیریت کنید، می‌توانید از سیستم اینترکام بی‌سیم استفاده کنید. در این سیستم از تجهیزات الکتریکی باتری‌دار و شارژی استفاده می‌شود.
برای اتصال بین گوینده و حاضرین در جلسه، باید اتاق کنفرانس مجهز به اینترنت پرسرعت نیز باشد.
تعامل تصویری و صوتی باکیفیت در این اتاق یک اینترنت پرسرعت را طلب می‌کند تا بتوانید ویدئوها، اسلاید‌های PowerPoint و PDF را باکیفیت بالایی برای افراد در جلسه پخش کنید.
اینترنت اتاق کنفرانس می‌تواند به صورت سرویس‌های تحت وب و یا نرم افزاری در یک شبکه خصوصی سازمانی ارائه شود. همچنین در اتاق جلسات برای سیستم‌های تصویری و یا صوتی از پلتفرم‌های جامع تحت وب نیز استفاده می‌شود. بنابراین باید اینترنت پرسرعت این اتاق را نیز فراهم کنید.
یکی دیگر از تجهیزاتی که برای راه‌اندازی اتاق کنفرانس به آن نیاز دارید، سیستم نورپردازی قابل تنظیم است. نورپردازی نه تنها روی روحیه و عملکرد افراد تاثیر می‌گذارد، بلکه روی دکوراسیون محیط نیز موثر است.
برای جلوگیری از خستگی و کسالت حاضرین در کنفرانس باید نورپردازی به نحوی باشد که حالت نور طبیعی داشته باشد. با استفاده از آینه کاری هم می‌توانید انعکاس نور در محیط را افزایش دهید.
فراموش نکنید باید تأمین نور طبیعی را در اولویت قرار دهید و سپس نورپردازی مدرن را در کنار آن تأمین کنید.
پورت‌های برق برای اتصال بین دستگاه‌ها و تجهیزات اتاق کنفرانس به برق کاربرد دارند. میکروفون، بلندگو، سیستم روشنایی و … همگی به برق نیاز دارند. بنابراین باید زمان طراحی اتاق کنفرانس به فکر تأمین پورت‌های برق و منبع تغذیه نیز باشید. حتی در مواردی که کنفرانس تلفنی و آنلاین برقرار می‌کنید، باز هم باید منبع تغذیه را برای اتاق کنفرانس در نظر بگیرید.
دستگاه‌ها و تجهیزات صوتی و تصویری در اتاق جلسه می‌تواند به صورت دیجیتال یا آنالوگ باشد. اما در هر صورت باید تجهیزات کنترل و مدیریت صدا، نور و تصویر را نیز فراهم کنید. کنترل این تجهیزات بهتر است از راه دور باشد تا از هر فاصله‌ای قادر به مدیریت دستگاه‌ها باشید.
برای این کار از نرم‌افزار‌هایی نیز می‌توانید استفاده کنید که قابل نصب شدن روی گوشی باشند. در این صورت کار شما برای کنترل و مدیریت تجهیزات صوتی و تصویری راحت‌تر خواهد بود.
از آنجا که افراد زیادی در جلسه حضور دارند، باید هوا نیز جریان داشته باشد. به همین دلیل نصب سیستم تهویه مطبوع برای مدیریت درست همایش‌ها و جلسات ضرورت دارد. گرم شدن محیط باعث خواب‌آلودگی افراد می‌شود و از سوی دیگر آلودگی فضا هم می‌تواند حواس‌پرتی آن‌ها را به دنبال داشته باشد.
اتاق جلسات یکی از مهم‌ترین قسمت‌های شرکت ها و سازمان‌هاست که باید به شیوه‌ای حرفه‌ای و مدرن طراحی شود. این روزها تکنولوژی با تجهیزات کلاسیک درهم آمیخته است. بنابراین شما می‌توانید یک اتاق جلسه مدرن را با تمامی امکانات روز دنیا در شرکت خود راه‌اندازی کنید. به طوری که در آن بهترین جلسات و کنفرانس‌ها برگزار شود و دستاورد بهتری را برایتان به ارمغان داشته باشد.
منبع: خوگر