تجهیز سالن کنفرانس، سبب نظم جلسه یا سالن کنفرانس می‌شود و می‌توانید کارمندان یا مخاطبان خود را بهتر کنترل کنید. سیستم کنفرانس به ثبت و ضبط وقایع و نمایش متن کنفرانس که بیشتر در قالب پاورپوینت است، کمک می‌کند.
برای تجهیز سالن کنفرانس نکاتی را باید در نظر داشت. سالن کنفرانس تجهیزات متعددی دارد که مهمترین آن‌ها، عبارتند از:
دوربین، یکی از تجهیزات لازم در هر سالن کنفرانس برای ثبت رویدادها و حفظ مطالب مهم هر جلسه است. دوربین‌های مناسب سالن کنفرانس اغلب پایه‌دار هستند و بدون نیاز به فیلم‌بردار تصویربرداری را انجام می‌دهند.
صدا یکی از مهمترین بخش‌های ارتباطی است و کیفیت و وضوح صدا نقش فوق‌العاده‌ای در جلب رضایت مخاطب دارد. اکثر میکروفن‌های مناسب سالن‌های کنفرانس به‌صورت رومیزی هستند. سیستم صوت سالن کنفرانس باید کاهنده نویز و قابل جابجایی باشد و زیبایی آن نیز نمایی شیک و رسمی به سالن ببخشد.
میکروفون سالن کنفرانس باید به موارد زیر مجهز باشد:
نمایشگر یکی از اصلی‌ترین و ضروری‌ترین تجهیزات سالن کنفرانس است زیرا نمایشگر جلوه‌ای خاص و زیبا به محیط کاری می‌بخشد و از طرف دیگر، استفاده از یک مانیتور دیواری باکیفیت به نمایش ویدئو کنفرانس‌ها و اجرای یک کنفرانس عالی و تاثیرگذار کمک می‌کند.
نمایشگر مناسب جلسات و کنفرانس‌های کوچک است اما برای کنفرانس و جلساتی با تعداد افراد بیشتر باید از ویدئو پروژکتور استفاده کرد. ویدئو پروژکتورهای امروزی امکانات پیشرفته‌تری دارند و می‌توانند در سهولت کار به شما کمک کنند. اغلب این پروژکتورها نیازی به تاریک شدن محیط ندارند و می‌توانید کنترل پرده را به‌راحتی در دست بگیرید و آن را بالا و پایین کنید.
یکی دیگر از موارد مهم در تجهیز سالن کنفرانس پنل رومیزی vsp است که بیشتر در جلسات، همایش‌ها و کنفرانس‌ها از آن استفاده می‌شود. پنل رومیزی در کلاس‌های درسی و اتاق مدیریت کاربرد زیادی دارد و در کنفرانس‌ها کمک می‌کند که صدا و تصویر به‌وسیله لپ تاپ یا هر دستگاهی با خروجی صدا و تصویر، با سایرین به اشتراک گذاشته شود.
لیفت مانیتور عمل نصب یا پنهان نمودن مانیتور درون میزهای کنفرانس را بر عهده دارد تا در صورت نیاز، کاربران بتوانند این مانتیورها را از درون لیفت‌ها خارج نموده و تصاویر را مشاهده کنند. همچنین در مواقعی که به مانیتور نیازی نیست، برای جلوگیری از شلوغی و زیبایی محیط می‌توان آن را در درون میز کنفرانس قرار داد.
گاهی اوقات در طول جلسات نیاز به فکس نامه یا ارتباط تصویری با شخص خاصی دارید که این موارد نیاز به تلفن و وای‌فای، انواع لپ‌تاپ، پرینتر و دستگاه فکس را در تجهیز سالن کنفرانس ضروری می‌کنند.
همچنین، بردهای هوشمند برای ذخیره اطلاعات به‌صورت فایل دیجیتال ضروری است و در نتیجه، بهتر است که برای هر فرد، مانیتور و دستگاه‌های مربوطه وجود داشته باشد.
مبلمان راحت احساس راحتی شرکت‌کنندگان اتاق کنفرانس را تامین می‌کند. بسیاری از افراد برای خرید مبلمان سالن کنفرانس، فقط به زیبایی آن‌ها توجه می‌کنند. در حالی که، راحتی مبلمان مساله مهمتری است.
از طرف دیگر، در انتخاب دکوراسیون سالن کنفرانس، به تناژ رنگ موجود در سالن دقت کنید. استفاده از مبلمان‌های کرم رنگ در محیط‌های فاقد روشنایی، گزینه مناسبی است.
علاوه بر این، به این دلیل که قرار است افراد دور میز کنفرانس مشغول صحبت و بحث شوند، باید ابعاد میز به‌صورت استاندارد و بر اساس تعداد افراد انتخاب شوند. از آنجایی که میز کنفرانس در وسط سالن قرار می‌گیرد و صندلی‌ها فاصله استاندارد دارند، ابعاد استاندارد برای هر دو نفر حدود ۱۳۰ سانتی متر است.
علاوه‌بر تجهیز اتاق کنفرانس، باید شرایط ویژه اتاق کنفرانس را در نظر گرفت.
قبل از تجهیز اتاق کنفرانس باید سقف، دیوارها و کف اتاقی که قرار است کنفرانس در آن برگذار شود را ارزیابی کنید. اتاقی با کفپوش‌های چوبی نیاز به فرش یا موکت برای کاهش صدای اضافی ناشی از حرکت پاها یا حتی صندلی‌ها دارد.
مشکل اتاق‌های بزرگ انعکاس صدا است که لازم است به‌دلیل جنس دیوارها و درخشندگی و انعکاس نور تغییراتی در طراحی این اتاق‌ها اعمال شود. همچنین باید توجه داشت که سطوح نرم‌تر انعکاس صدا را از بین می‌برند در حالی که سطوح سخت‌تر صدا را بیشتر منعکس می‌کنند. در اتاق ساکت‌تر، صدا و جلسات کیفیت بهتری خواهند داشت.
ابعاد استاندارد اتاق کنفرانس یکی از مهمترین شاخصه‌های اتاق کنفرانس است که باید به گونه‌ای طراحی شوند که جای کافی برای افراد داخل سالن ایجاد کند و اگر جلسات پر تعدادی برگذار می‌شوند، باید سالن بزرگتری را به کنفرانس اختصاص دهید.
از طرف دیگر، ابعاد باید به گونه‌ای طراحی شوند که افراد در کنفرانس‌های طولانی مدت احساس خستگی نکنند و بین هر ردیف صندلی، محلی برای رفت‌و آمد آسان وجود داشته باشد.
در اتاق‌های مرکزی دفاتر معمولا آلودگی‌های صوتی بیشتر است، چرا که صدای کارکنان در تمامی اتاق‌های هم‌جوار بر کیفیت کنفرانس اثر می‌گذارد. همچنین، اتاق کنفرانس، باید جایی به دور از رفت و آمد افراد باشد.
نورپردازی اتاق کنفرانس بر روحیه و عملکرد افراد اثر می‌گذارد. اگر نور فضا کافی نباشد، باعث ایجاد کسالت و خستگی افراد حاضر در جلسه می‌شود. اگر در فضای اطراف نور طبیعی وجود داشته باشد، می‌توان با استفاده از پارتیشن‌های شیشه‌ای نور محیط را بیشتر کرد.
از طرفی اگر نور طبیعی کافی نباشد، باید سیستم نورپردازی قوی و استانداردی نصب شود، نظیر انواع چراغ‌های سقفی و دیواری که فضای اتاق را به‌طور اثر بخشی روشن و پر انرژی می‌کنند.
مبلمان سینمایی رضکو تجهیز کننده سالن کنفرانس است و با تجربه کافی می‌تواند محیطی مطلوب برای برگزاری جلسات ایجاد کند.
عناصر خاصی برای طراحی عالی اتاق کنفرانس وجود دارد تا بتوان از بروز مشکلات ناخواسته در هنگام برگزاری جلسات جلوگیری کرد. در این مقاله، موارد ضروری در تجهیز سالن کنفرانس توضیح داده شد تا جلسات کنفرانسی با کیفیت بیشتری برگزار شوند.