از جمله موارد مهمی که می‌تواند در بهره‌وری کارکنان دفاتر اداری موثر باشد، بازسازی دفتر اداری و ایجاد تغییرات در آن محیط کاری است. در واقع بازسازی دفتر کار و ساختمان اداری می‌تواند فرصتی عالی جهت جذب مشتریان بیشتر و همچنین به وجود آوردن فضایی کارآمد و فعال برای شما باشد. برای بازسازی این محیط، ایده‌های متعددی وجود دارند که هر یک به نوعی ظاهر فضای اداری را بهبود بخشیده و فضای موجود را به حداکثر می‌رسانند.
بازسازی دفتر اداری، یکی از ضروری‌ترین کارهایی به شمار می‌رود که لازم است برای دفاتر قدیمی و فرسوده انجام شود. به طور یقین پس از اعمال این بازسازی، شما متوجه سریع‌تر طی شدن فرآیند کاری و همچنین کارآمد بودن آن خواهید شد. علاوه بر این پس از بازسازی دفتر کار، روحیه و انگیزه کارکنان آن نیز بسیار بیشترخواهد شد. چرا که با این بازسازی یک فضای کسل‌کننده و تکراری، تبدیل به محیطی جذاب و جدید می‌شود که وجه تمایز واضحی با طراحی قبلی دارد. اگر احساس می‌کنید که دفتر کارتان نیاز به بازسازی دارد، برای آشنا شدن با این فرآیند، می‌توانید تا انتهای این مطلب با ما همراه شوید.
دفاتر کار، خانه دوم کارمندان و مدیران محسوب شده و تاثیر این مکان بر روحیات آنان به اندازه‌ای است که بر کارآیی و عملکرد مفید آن‌ها در کار، بسیار موثر خواهد بود. از جمله مزایای بازسازی دفتر ادارای باید به موارد زیر اشاره کرد:
اولین گام در بازسازی دفتر اداری این است که اهداف خود از بازسازی را مشخص کنید. به‌طور مثال، اگر هدفتان این است که دفتر کاری خود را از حالت اتاق‌های مجزا به فضایی باز تبدیل کنید تا همه کارمندانتان در یک فضا دور هم ساکن شوند، باید به این موضوع توجه کنید که صدا می‌تواند در تمام فضا بپیچد و تمرکز آن‌ها را به هم بزند. بنابراین، برای این بخش نیز باید به فکر چاره باشید تا میزان کارایی کارمندان کم نشود. بنابراین، قبل از بازسازی این سوال‌ها را از خودتان بپرسید.
برای رسیدن به پاسخ این سوال، بهتر است سوال‌های دیگری را با خود مطرح کنید. پاسخ به آن‌ها می‌تواند شما را بیش از هر چیزی به سمت بازسازی مفید و کاربردی هدایت کند.
اگر نیروی کار شما دورکار باشد، قطعا باید به فکر بازسازی اتاق کنفرانس باشید. چرا که بیشترین زمان شما با کارمندان در جلسات آنلاین سپری می‌شود. پس بهتر است بازسازی اتاق کنفرانس را در دستور کار خود بگنجانید.
امروزه استفاده از فضای کاری مشترک بسیار متداول شده است. اگر چه این سبک معایبی همچون نویز و سر و صدا دارد. اما، می‌تواند باعث تعامل بیشتر کارمندان و ارتباط موثر بین آن‌ها بشود و افراد مختلف را تشویق به کار کردن کند که برای پیشرفت اهداف کاری شما مفید است. اما، در عین ایجاد فضایی این چنینی، اگر بخشی از کار شما توسط نیروی فروش هدایت می‌شود، ایجاد فضای باز نمی‌تواند راه حل درستی باشد. نیروی فروش هر لحظه در حال تماس برقرار کردن با مشتریان است و این حجم از تلفن زدن و صحبت کردن به باقی نیروها به ویژه بخش برنامه نویسی فرصت تمرکز کردن نمی‌دهد. بنابراین، انتخاب نمای داخلی دفترتان باید به شکل بهینه انجام شود. می‌توانید از سیستم‌های صوتی خاص و پیشرفته استفاده کنید.
اگر شغل شما به شکلی است که با مراجعه کننده‌های متعددی باید ملاقات داشته باشید، بهتر است به فکر تعبیه یا بازسازی فضایی مجزا به شکل یک لابی باشید تا مراجعه کننده‌ها بتوانند فضای اختصاصی برای حضور در شرکت شما را داشته باشند.
از مهم‌ترین چیزهایی که سبب جذابیت و زیبایی دفاتر اداری می‌شوند، المان‌های موجود در آن‌ها مانند سقف، درها، دیوارها، پنجره‌ها و … هستند. طراحی دوباره و جدید هر کدام از این المان‌های موجود در زمان بازسازی دفتر اداری، بسیار ضروری خواهد بود. در ادامه با بازسازی هر کدام از این المان‌ها به صورت جداگانه آشنا می‌شوید:
از اصلی‌ترین و مهم‌ترین بخش‌ها در بازسازی یک دفتر کار، سقف آن محسوب می‌شود. چرا که یک سقف زیبا با نورپردازی جذاب، در کنار سایرالمان‌ها می‌تواند تاثیر بسیاری بر روحیه افراد بگذارد. در زمان بازسازی سقف دفتر کار، لازم است نورپردازی آن را نیز مورد توجه قرار دهید. زیرا یک نورپردازی استاندارد و مناسب در محیط اداری باعث می‌شود که دکوراسیون و اکسسوری‌های این مکان بیشتر به چشم بیاید. شما می‌توانید از سقف کشسان که از نمونه‌های زیبا و کاربردی سقف دفتر کار است، استفاده کنید. سقف کشسان به سقفی پارچه‌ای می‌گویند که از طریق حرارت دادن به آن، به اندازه دلخواه در می‌آید. سقف کناف نیز از انواع دیگر سقف‌ها به شمار می‌رود که در طرح‌ها و مدل‌های متنوعی اجرا می‌گردد. این سقف نورپردازی شکیلی داشته و سبب زیبایی بیش از حد دفتر کار می‌شود. در فرآیند بازسازس دفتر، سقف کناف مانند یک عایق صوتی عمل خواهد کرد.
دیوارها از دیگر المان‌هایی هستند که در بازسازی دفتر اداری، لازم است به آن‌ها پرداخته شود. طراحی زیبا و جذاب در بازسازی دیوارها، باعث خواهد شد تا دفتر کار بیشتر به چشم آمده و این محیط تکراری نباشد. برای شروع این بازسازی، باید در ابتدا کلیه ایرادات دیوار مانند ترک خوردگی و … را رفع کرده و سپس برای طراحی دیوار اقدام کنید. امروزه با عرضه انواع کاغذ دیواری با طرح‌های متنوع در بازار، طراحی دیوار با کاغذ دیواری می‌تواند از بهترین انتخاب‌های پیش روی شما باشد. البته خرید کاغذ دیواری برای دفتر کار باید با توجه به سبک طراحی داخلی آن صورت گیرد. همچنین نقاشی دیوارها نیز از آسان‌ترین و کم‌هزینه‌ترین روش‌های بازسازی آن‌ها محسوب می‌شود که می‌تواند تغییرات چشمگیری را در این فضا ایجاد کند.
کف دفتر کار به عنوان المانی که به صورت مداوم با رفت‌وآمد افراد روبرو است، نیز در بازسازی دفتر اداری باید مورد توجه قرار گیرد. این بخش باید از یک طراحی و بازسازی زیبا و با استحکام بالا برخوردار باشد تا با گذشت زمان دچار فرسودگی نشود. سرامیک از جمله متریال‌های مناسب برای کف است که معمولا افراد با آن کاملا آشنایی دارند. کفپوش سرامیک دوام و ماندگاری بالایی داشته و به آسانی تمیز می‌شوند. به همین علت بسیاری از مدیران دفاتر اداری، برای بازسازی کفپوش از آن استفاده می‌کنند. پارکت لمینت نیز از گزینه‌های مناسب دیگر برای کف این دفاتر است که محیط را لوکس و زیبا می‌سازد. به همین دلیل این نوع پارکت‌ها بسیار مورد استقبال افراد قرار گرفته و در دفاتر اداری مدرن و لاکچری از آن‌ها استفاده شده است.
پارتیشن‌ها از المان‌های پرکاربرد در دفاتر اداری محسوب شده و موجب تفکیک فضاها از هم می‌شوند. در حال حاضر در بازسازی دفتر اداری، دیوارهای اضافی را تخریب کرده و به جای آن از پارتیشن استفاده می‌نمایند. پارتیشن‌ها علاوه بر زیبایی بی‌نظیری خود، فضای کمتری را نیز اشغال می‌کنند. ایجاد فضای خصوصی برای کارمندان با کمک انواع پارتیشن‌ها، باعث خواهد شد که آن‌ها کار خود را بهتر انجام دهند. به این صورت که پس از تفکیک هر فضا با پارتیشن، در آن بخش، انواع میز اداری، صندلی، فایل و … قرار داده و برای هر یک از کارمندان، یک فضای شخصی را در نظر می‌گیرند. انواع مختلف پارتیشن‌های چوبی، شیشه‌ای و کناف از بهترین گزینه‌ها برای دفاتر کار محسوب خواهند شد.
اگر دفتر کار شما از پنجره‌های کوچکی برخوردار است، می‌توانید در فرآیند بازسازی شرکت، به نصب پنجره‌هایی بزرگتر فکر کنید. پنجره‌های بزرگتر علاوه بر وارد ساختن نور بیشتر خورشید به محیط کار، می‌تواند فضای اداری را نیز مطبوع‌تر نگه دارد. همچنین پنجره‌هایی با مدل‌های قدیمی‌تر، فاقد عایق‌بندی بوده و به راحتی سر و صدای بیرونی و همچنین سرما و گرما را به محیط کاری انتقال می‌دهد. با نصب مدل‌های جدیدتر پنجره که ویژگی‌های عایق خوب را دارد، می‌توانید در هزینه‌های گرمایش و سرمایش محیط کار صرفه‌جویی نمایید.
از جمله مسائل مهم نورپردازی در بازسازی ادارات، نورپردازی متناسب و هماهنگ با چیدمان میز اداری کارمندان و همچنین تامین نور عمومی محیط خواهد بود. خیلی از کارمندها از کمبود نور کافی در فضای کاری خود رنج می‌برند که باعث می‌شود حین کار حس دلگیری داشته باشند. نور تاثیر زیادی بر حالت روحی افراد دارد. هرچه فضا پرنورتر باشد، انرژی بیشتری برای ادامه کار کردن، تمرکز کردن و فعال بودن در افراد به وجود خواهد آمد. در نتیجه، کمبود نور این ضعف را در افراد ایجاد می‌کند. تحقیقاتی در این زمینه نیز انجام شده است که نشان می‌دهد محیط کم نور باعث ایجاد اضطراب و افسردگی در افراد خواهد شد و میزان کارایی را در آن‌ها کاهش می‌دهد.
بنابراین، یک روش اساسی که در بازسازی فضای کاری خود می‌توانید مد نظر قرار دهید، استفاده از پنجره‌های بزرگ و سراسری است که بیشترین میزان نور را وارد فضای کاری کند و باعث بهبود حال و احوال کارکنان شود. سعی کنید فضای کافی در کنار این پنجره‌های بزرگ تعبیه کنید تا کارکنان کمی بین کار، زمان خود را کنار پنجره بگذرانند و دوباره انرژی خود را بازیابی کرده و به کار بازگردند. می‌توانید حتی از آینه‌های بزرگ برای بازتاب نور بیشتر در فضا نیز استفاده کنید. برای نورپردازی بهتر می‌توانید حتی در برخی موارد دیوارهای حائل را نیز حذف کنید تا نور بیشتر از قبل وارد شود.
در انتخاب چراغ‌های اداری، علاوه بر توجه به صرفه‌جویی در مصرف انرژی، باید به دیگر ویژگی‌هایی این چراغ‌ها مانند پخش یکنواخت نور نیز دقت کرد. نوع لامپ‌های استفاده شده در چراغ‌ها، تعداد آن‌ها و همچنین نحوه توزیع نور نیز از ویژگی‌های تاثیرگذار در جذابیت محیط اداری به حساب می‌آید. چراغ‌های این مکان می‌تواند روکار، توکار یا آویز سقفی باشند. معمولا در این چراغ‌ها از لامپ فلورسنت یا لامپ ال ای دی و در مواردی نیز از هالوژن استفاده می‌گردد. چراغ‌های ریلی با امکان تنظیم زاویه و جابجایی، می‌تواند نورپردازی اتاق‌های جلسات و کنفرانس را به خوبی تامین کند.
انسان از دیرباز با رنگ و تاثیر آن بر روحیه خود آشنا بوده است. به‌طوری‌که، رنگ‌ها مثل یک موتور محرک می‌توانند بر روان انسان تاثیر بگذارند و در آن‌ها انگیزه ایجاد کنند. استفاده از رنگ‌های با طراوت و پر انرژی نقش مهمی در کارایی بیشتر کارکنان خواهد داشت. به طوری‌که، استفاده از دیوارهای رنگی یا درهایی با رنگ‌های مختلف می‌تواند فعالیت افراد را افزایش دهد. در کنار تاثیر رنگ بر روحیه افراد، هر رنگ می‌تواند مبین اهداف کاری شما باشد و تصویر درستی از شرکتتان را در چشم مشتری به تصویر بکشد.
به‌طور مثال، رنگ آبی، زرد و سبز معمولا حسی از آرامش، خوش بینی، اعتماد و شادی را در بر دارد و این احساس را به کارمندان و مراجعین انتقال می‌دهد. یا رنگ قرمز که رنگی پر انرژی است می‌تواند سطح انرژی را در افراد افزایش دهد. اما، در عین حال، می‌تواند حسی از استرس و عجله را از شما دور کند. بنابراین، انتخاب رنگی که آرام بخش و در عین حال انگیزه بخش باشد، انتخاب مناسبی برای محل کار شما خواهد بود.
با توجه به نیاز دنیا به انرژی‌های پاک و کمک به بقای زمین و ساکنین آن، استفاده از توسعه پایدار در بازسازی بناها و مکان‌های اداری اهمیت زیادی دارد. توسعه پایدار و گنجاندن ابتکارات سبز در نوسازی دفتر کار می‌تواند هزینه‌ها را کمتر کند. می‌توانید برای کاهش هزینه‌ها از ایده‌های دیگری برای به کار گیری توسعه پایدار استفاده کنید.
بازسازی دفاتر اداری نیز مانند بازسازی منازل، از چندین مرحله مختلف تشکیل شده است. گاهی اوقات مراحل بازسازی دفتر اداری، در مقایسه با طراحی و نقشه ارائه شده کاملا متفاوت خواهد بود. چرا که فرآیند تخریب و بازسازی مطابق با نیازهای موجود در طراحی مشخص می‌شود. به عنوان مثال در صورتی که در یک بازسازی، به تغییر کف نیازی نداشته باشیم، مرحله تخریب کف نیز نخواهیم داشت. بنابراین ممکن است که این مراحل هماهنگ با نوع پروژه دستخوش تغییراتی شود. اما به صورت کلی باید گفت که این پروژه بازسازی اداری، در طی چندین گام اساسی طی خواهد شد که در ادامه به آن اشاره شده است:
برای هزینه تمام شده بازسازی دفتر اداری، نمی‌توان نرخ مشخصی را عنوان کرد. چرا که این هزینه، با توجه به میزان خرابی این مکان، نیاز آن به متریال، نوع مصالح به کار رفته و دستمزد‌های خدمات انجام شده، برآورد خواهد شد. توصیه می‌شود که پیش از انجام هر نوع اقدامی برای بازسازی، ابتدا تمامی قیمت‌ها را به صورت حدودی برآورد کنید تا در زمان انجام این فرآیند با مشکلی مواجه نشوید. به منظور اطلاع از هزینه کلی این بازسازی، باید با شرکت بازسازی و مشاوران دکوراسیون داخلی اداری فعال در این حوزه مشورت کنید. این شرکت‌ها بعد از بازدید از پروژه و به دنبال آن برآورد میزان فرسودگی بنا، هزینه‌های دقیق این فرآیند را به شما اعلام می‌کنند.
طراحی و بازسازی دفتر ادارای، هر چند سال یکبار بسیار ضروری بوده و می‌تواند محیط تکراری و خسته‌کننده کاری را به فضایی جذاب و سرزنده تبدیل کند. پیاده‌سازی سبک‌های جدید در دفاتر کار، موجب افزایش انرژی مثبت و روحیه کارمندان آن می‌شود. پس از بازسازی دفتر کار با المان‌ها و سبک‌های مدرن، تعداد مشتریان و مراجعین آنجا نیز افزایش یافته و بر درآمد آن نیز تاثیر بسزایی خواهد داشت.